Online vergaderen is de ideale oplossing om contact te hebben met je collega's en je klanten terwijl je vanuit huis of een andere locatie werkt. Maar hoe start je dit precies op en wat zijn de mogelijkheden binnen Microsoft Teams? Hieronder volgen een paar praktische tips en een handig stappenplan.
Met Microsoft Teams is het mogelijk online vergaderingen te organiseren, zowel voor personen binnen als buiten de organisatie. Meetings kunnen zowel met beeld en audio als enkel audio gehouden geworden.
Het starten van een online vergadering kan op twee manieren: binnen een Team en via de agenda in Teams. Voor beide opties volgt hieronder een kort stappenplan:
Voordelen van online vergaderen binnen een team:
Het is ook mogelijk om een online vergadering in te plannen. Dit kan net zoals je reguliere vergaderuitnodigingen via Outlook. Plan een nieuwe afspraak in via Outlook en selecteer in de balk 'Teams-vergadering'. Een link voor een online vergadering wordt automatisch aan de uitnodiging toegevoegd. Nodig jouw gesprekspartners (intern/extern) uit en je bent ready-to-go!
“Ik ben al begonnen met de vergadering, maar zou graag een extra persoon uit willen nodigen. Kan dit?” Ja, dat kan. Aan de rechterzijde van het vergaderscherm zie je ‘people’ staan. Als je hierop klikt, ontvang je een deelbare link die je kunt versturen. Via een aantal eenvoudige stappen, die voor zich spreken, kan de genodigde alsnog deelnemen aan de vergadering.
Naast lijfelijk in beeld zijn, kan je ook een bestand of je scherm delen met de vergadering. Op deze manier kan je een presentatie geven, zoals je dat ook tijdens een reguliere vergadering doet. Je deelt je scherm via dit icoon: .
Heeft iemand de vergadering net gemist of is een teamlid te ziek om deel te nemen? In Microsoft Teams zit ook een functie om meetings op te nemen. Selecteer in de menubalk de 3 puntjes () en selecteer vervolgens 'opnemen'.
Ben je een vergadering gestart vanuit een Team dan kan je deze na afloop terugvinden in het tabblad 'posts'. Ook wordt de opname altijd opgeslagen in de beschikbare Stream-applicatie van de organisator van de vergadering.
Wil je direct met collega's 1-op-1 of een selecte groep communiceren alsof je nog met de bureaus bij elkaar zit? Binnen Microsoft Teams is Chats hier de ideale functie voor. Je vindt de optie terug in het linkermenu van Microsoft Teams.
Van het versturen van korte berichten, delen van bestanden of starten van een vergadering. Alles is mogelijk!
Bovenstaande uitleg inclusief begeleidende screenshots? Download de hand-out. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met onze experts via (071) 331 01 84 of stuur een e-mail.
Geplaatst op 17-03-2020 door Renee Verbraak