Stappenplan: hoe vergader ik vanuit huis?

Online vergaderen is de ideale oplossing om contact te hebben met je collega's en je klanten terwijl je vanuit huis of een andere locatie werkt. Maar hoe start je dit precies op en wat zijn de mogelijkheden binnen Microsoft Teams? Hieronder volgen een paar praktische tips en een handig stappenplan. 

Verbind met personen binnen en buiten de organisatie

Met Microsoft Teams is het mogelijk online vergaderingen te organiseren, zowel voor personen binnen als buiten de organisatie. Meetings kunnen zowel met beeld en audio als enkel audio gehouden geworden.

Een vergadering starten

Het starten van een online vergadering kan op twee manieren: binnen een Team en via de agenda in Teams. Voor beide opties volgt hieronder een kort stappenplan:

In een team

1. Ga naar het team waarmee je wilt vergaderen.
2. Zorg ervoor dat je in het tabblad 'posts' bent.
3. Onderaan de pagina, onder het typeveld, zie je het vergadericoon: . Als je hierop klikt, start je een vergadering.
4. Voer een naam in voor de vergadering en nodig personen uit.
5. Personen buiten je organisatie kun je ook uitnodigen. Je kunt hen uitnodigen via een mobiel telefoonnummer of e-mailadres.

Voordelen van online vergaderen binnen een team:

• Alle leden binnen het team ontvangen een melding van de vergadering.
• Aantekening en bijbehorende documenten kunnen automatisch opgeslagen worden binnen het team. Zo heeft ieder teamlid direct toegang tot de relevante documenten.
• Je start eenvoudig een vergadering naar aanleiding van een post (bericht). 
• Vergaderingen zijn door teamleden terug te kijken. Lees hier meer over bij 'meeting opnemen'.

Via agenda in Teams

1. Klik in de applicatie aan de linkerkant op het tabblad 'agenda'. 
2. Selecteer rechtsboven 'nu vergaderen' om een vergadering te starten.
3. Volg stap 4 en 5 in het stappenplan bij in een team.

Een vergadering plannen

Het is ook mogelijk om een online vergadering in te plannen. Dit kan net zoals je reguliere vergaderuitnodigingen via Outlook. Plan een nieuwe afspraak in via Outlook en selecteer in de balk 'Teams-vergadering'. Een link voor een online vergadering wordt automatisch aan de uitnodiging toegevoegd. Nodig jouw gesprekspartners (intern/extern) uit en je bent ready-to-go!

Partners of klanten toevoegen aan lopende vergadering

“Ik ben al begonnen met de vergadering, maar zou graag een extra persoon uit willen nodigen. Kan dit?” Ja, dat kan. Aan de rechterzijde van het vergaderscherm zie je ‘people’ staan. Als je hierop klikt, ontvang je een deelbare link die je kunt versturen. Via een aantal eenvoudige stappen, die voor zich spreken, kan de genodigde alsnog deelnemen aan de vergadering.

Bestanden en scherm delen

Naast lijfelijk in beeld zijn, kan je ook een bestand of je scherm delen met de vergadering. Op deze manier kan je een presentatie geven, zoals je dat ook tijdens een reguliere vergadering doet. Je deelt je scherm via dit icoon: .

Meeting opnemen

Heeft iemand de vergadering net gemist of is een teamlid te ziek om deel te nemen? In Microsoft Teams zit ook een functie om meetings op te nemen. Selecteer in de menubalk de 3 puntjes () en selecteer vervolgens 'opnemen'. 

Ben je een vergadering gestart vanuit een Team dan kan je deze na afloop terugvinden in het tabblad 'posts'. Ook wordt de opname altijd opgeslagen in de beschikbare Stream-applicatie van de organisator van de vergadering.

Chatfunctie

Wil je direct met collega's 1-op-1 of een selecte groep communiceren alsof je nog met de bureaus bij elkaar zit? Binnen Microsoft Teams is Chats hier de ideale functie voor. Je vindt de optie terug in het linkermenu van Microsoft Teams.

1. Maak nieuwe (groeps)chats aan door middel van de knop  in de bovenste balk.
2. Type de naam van de persoon of personen waar je mee wilt chatten.
3. Optioneel kan je de chat een naam geven. Dit doe je door aan de zijkant op de pijl naar beneden te klikken, of later via het potlood aan de bovenkant van de chat. 

Van het versturen van korte berichten, delen van bestanden of starten van een vergadering. Alles is mogelijk!

Download de online vergader hand-out

Bovenstaande uitleg inclusief begeleidende screenshots? Download de hand-out. Voor vragen kun je altijd contact opnemen met onze experts via (071) 331 01 84 of stuur een e-mail.

Geplaatst op 17-03-2020 door Renee Verbraak