Breakout rooms: de ervaring van de SSBA en Kindkracht

Een digitale meeting waarbij tussentijds in kleine groepjes overlegd kan worden. Hoe regel je dat? Met de nieuwe functionaliteit van Teams, breakout rooms, kan het! Wij mochten de SSBA en Kindkracht helpen bij het organiseren van een informatieavond voor hun medewerkers. Hoe hebben zij de meeting ervaren? 

Aparte vergaderruimtes in Teams

De functionaliteit breakout rooms is net een maand oud. De functie maakt het mogelijk om de bestaande groep personen in Teams op te delen in eigen aparte vergaderruimtes.

Tijdens de meeting van de SSBA en Kindkracht werden de bijna 120 aanwezigen snel verdeeld over meer dan 20 verschillende groepen, voor een drietal overlegmomenten. De deelnemers hoefden hier zelf niets aan te doen, omdat zowel het deelnemen als het verlaten van een aparte ruimte geheel automatisch gaat. Daarnaast is het mogelijk om met één druk op de knop een aankondiging te doen naar alle ruimtes. Zo zijn de deelnemers op de hoogte wanneer je bijvoorbeeld nog 1 minuut hebt voor je weer naar de algemene meeting teruggaat. Onze business productivity consultant Marcel was bij de meeting aanwezig om de organisatie te voorzien van technische ondersteuning.

Hoe ging het in de praktijk?

Wij spraken Margreet Hoogenboom, medewerker van SSBA, over de meeting. "Zo'n grote, digitale meeting, waarin je ook nog eens in groepjes wordt verdeeld. Dat was heel nieuw voor iedereen. Daarom vonden we het wel een beetje spannend, zou het allemaal wel goed verlopen? Het was dan ook heel fijn dat Marcel er was voor de technische ondersteuning."

"De breakout rooms zijn handig, waardevol én leuk. Marcel zorgde ervoor dat dit soepel verliep door de groepen aan te maken en aan te kondigen. Iedereen was erg positief!"

Margreet geeft aan dat ze na de vergadering veel gave reacties heeft ontvangen. "Er was niemand die het lastig vond omdat het online was en de tijd vloog voorbij. We hadden zelf natuurlijk een divers programma aangeboden, maar de breakout rooms droegen hier zeker aan bij."

Oefening baart kunst

"Aan het begin was het soms nog wel wat onwennig, bijvoorbeeld wanneer ik de PowerPoint van de presentator door moest klikken. Soms zat ik dan op het verkeerde scherm. Maar, oefening baart kunst! De volgende keer gaat dat weer een stuk makkelijker en weet ik waar ik wel moet klikken." 

Wat heb je nodig? 

Om gebruik te maken van breakout rooms heb je als organisator van de meeting een Microsoft 365 Business Standaard-licentie nodig. Vervolgens kun je een meeting organiseren en verschillende mensen uitnodigen. De genodigden kunnen zonder licentie op elk ander apparaat deelnemen.

Meer informatie

Ben je geïnteresseerd in de mogelijkheden van breakout rooms? Of wil je meer weten over andere Teams-functionaliteiten? Dan ben je bij ons aan het juiste adres! Neem contact op met een van onze experts via info@verdel.nl of bel naar (071) 331 01 84.


Geplaatst op 9-02-2021 door Renee Verbraak

Overige actualiteiten