Kleine automatiseringsslagen met een groot effect
Veel organisaties blijven hangen in handmatige processen. Even een mail voor een verlofaanvraag, een factuur printen om goed te keuren of een klant nabellen voor een formulier. Op het eerste gezicht allemaal kleine dingen. Maar tel je het bij elkaar op? Dan ben je per medewerker al snel uren per maand kwijt aan werk dat ook gewoon automatisch kan. Collega Ilona vertelt je meer over kleine stappen die jij kan maken om op de lange termijn tijd én geld te winnen!
Zonde van je tijd
Er zijn nog verrassend veel bedrijven die dit soort dingen handmatig doen. Microsoft 365-consultant Ilona: "We horen vaak: ‘Het is maar 5 minuten werk’, maar die 5 minuten gebeuren wél elke dag. En soms zelf meerdere keren." De reden dat het niet wordt aangepakt? Het lijkt ingewikkeld en tijdrovend. Maar dat valt heel erg mee.
Het mooie is: bijna al het repeterende werk kun je automatiseren. En dat hoeft geen megaproject te zijn. Sterker nog, juist die kleine slagen zorgen op de lange termijn voor rust, overzicht en tijdwinst. We nemen je mee in een paar herkenbare voorbeelden!
Verlofaanvragen via een slimme workflow
Verlof per mail aanvragen, dat klinkt simpel. Maar levert vaak ruis op. Ilona: "Je wilt niet achteraf ontdekken dat 3 mensen tegelijk vrij zijn, terwijl er niemand op de planning staat. En er daardoor werk blijft liggen."
Een eenvoudige oplossing is een online formulier. Medewerkers vullen dat in via een knop op het intranet, een interne omgeving voor nieuws, documenten en andere informatie. De aanvraag gaat automatisch naar de juiste manager. Na goedkeuring krijgt de medewerker direct een bevestiging per mail en komt het verlof in de gedeelde kalender op Microsoft SharePoint. Het resultaat: minder gedoe en meer overzicht.
Automatisch facturen goedkeuren en betalen
Facturen checken en goedkeuren kost tijd, zeker als het handmatig moet. Maar veel facturen komen van bekende leveranciers en gaan altijd naar dezelfde kostenplaats. Dat kun je prima automatiseren.
Bijvoorbeeld: een factuur komt binnen via e-mail, het systeem checkt automatisch of het een bekende leverancier is. Zit er een pdf bij? Die wordt uitgelezen. Klopt het kostenplaatsnummer? Dan kan de factuur, binnen vooraf ingestelde regels, automatisch worden goedgekeurd en betaald.
Automatische incasso instellen
Nieuwe klanten die via e-mail aangeven dat ze per automatische incasso willen betalen? Daar komt vaak handmatig werk bij kijken. Terwijl dit ook gewoon automatisch kan. De klant vult een online formulier in en geeft aan dat hij per automatische incasso wil betalen. Zodra het formulier is ingediend, krijgt hij automatisch een e-mail met instructies en het SEPA-formulier als bijlage. Later volgen ook de automatische verwerkingen van de machtigingen, allemaal netjes in één flow.
Kleine stappen, groot verschil
De kracht van automatisering zit 'm niet alleen in de grote projecten. Juist de kleine slagen maken het verschil. Minder handmatige stappen betekent minder fouten, minder stress en meer tijd voor belangrijker werk! Zit jij ook vast aan onnodig handwerk? Laten we samen kijken naar jouw processen!
Mail team OP 071 - 744 0055