Werken in de cloud, what’s in it for me?

Werken vanuit de cloud, dat klinkt allemaal heel innovatief en is op veel verschillende manieren mogelijk. Maar wat levert dit jou als ondernemer nu op? Dit kan ik natuurlijk in een paar zinnen omschrijven, maar liever beantwoord ik deze vraag aan de hand van een paar stellingen. Grote kans dat je er minimaal één met 'ja' kunt beantwoorden.

  1. Er circuleren meerdere versies van een bestand binnen onze organisatie.
  2. Ik ben aan mijn pc/laptop gebonden om te kunnen werken.
  3. Medewerkers (en externen) hebben nu enkel tussen 9 en 5 toegang tot benodigde gegevens.
  4. Om te kunnen vergaderen moet iedereen op één fysieke locatie aanwezig zijn.
  5. Ik moet wel eens wachten totdat ik in een bestand kan werken, omdat deze door een collega in gebruik is.
  6. Zonder internet kan ik niet werken.

En? Komen bovenstaande situaties je bekend voor? Misschien is werken in de cloud dan zo gek nog niet. Office 365 van Microsoft is wat ons betreft een must en ik leg je graag uit waarom.

‘Goeiesmorgens Juffrouw Jannie’

Bij deze uitspraak moeten velen vast denken aan de Jiskefet sketch 'Debiteuren Crediteuren'. Werken aan een vast bureau, op een vast device en binnen dezelfde 4 muren. Hoewel deze sketches ongeveer 20 jaar oud zijn, zijn er nog genoeg organisaties die nog steeds op die manier werken. De tijd is echter aan het veranderen en dat zie je ook aan de manier van werken. Niet alleen vervagen de grenzen tussen zakelijke- en privéapparaten, maar ook de vraag en nood om overal en altijd bij data te kunnen, neemt toe. De werkplek is niet langer alleen op kantoor, daar kun je als organisatie niet omheen.

Innovatief werken vanuit de cloud

Office 365 van Microsoft werkt volledig vanuit de cloud. Dit betekent dat niet alleen data, maar ook de applicaties (zoals Word, Excel en PowerPoint) overal beschikbaar zijn en op meerdere apparaten tegelijk. Even snel onderweg een Word-bestand bekijken op je smartphone? De laatste versie van een document of tekening delen met je collega's van de buitendienst? Of een vraag beantwoorden van iemand uit jouw projectteam middels een chatbericht? Alles is mogelijk!

Teamwork makes the dream work

Naast de bekende applicaties omvat Office 365 ook (nieuwe) services welke teamwerk en communicatie versterken. Een goed voorbeeld is Microsoft Teams. Deze applicatie biedt een ruimte voor (project)groepen en/of afdelingen om bestanden te delen, te communiceren middels een chatfunctie en staat gelijktijdig bewerken van bestanden toe. Maar ook vergaderen, en de planning hiervan, is eenvoudiger dan ooit. Even een Skype-sessie starten en je bent klaar om te beginnen. Creëer een duidelijke takenlijst en wijs deze aan personen toe, zodat iedereen direct op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Beveiligde opslag van bestanden

Een andere hele fijne ontwikkeling is SharePoint. Het platform biedt een effectieve vorm van bestandsopslag welke zowel met personen binnen, als buiten de organisatie gedeeld kan worden. Met SharePoint heb je eenvoudig toegang middels één gebruikersaccount met wachtwoord. Voor additionele beveiliging kan Multi-Factor Authenticatie (MFA) worden toegevoegd. Uiteraard kan het platform zo worden ingericht, dat enkel geautoriseerde personen of groepen toegang hebben tot vooraf gedefinieerde mappen.

De voordelen van Office 365 op een rijtje

  • Dankzij versiebeheer hoef je nooit meer bestanden door te mailen.
  • Alle projectinformatie is overzichtelijk te bundelen en benaderen.
  • Alle data is zowel online als offline beschikbaar.
  • Documenten kunnen gedeeld worden met personen van zowel binnen, als buiten de organisatie.
  • Het gelijktijdig bewerken van documenten is mogelijk.
  • Een gebruiker kan de licentie op een vijftal devices toepassen (laptop, tablet en smartphone).
  • Het aantal licenties is aan te passen op het formaat van de organisatie.

Advies waar je blij van wordt

Sinds 2017 maak ik onderdeel uit van het advies- en consultancyteam van Verdel. In mijn rol als consultant houd ik technologische ontwikkelingen, met name op het gebied van de cloud, nauwlettend in de gaten. Ik pluis deze uit en bekijk hoe we hier met onze producten en diensten op in kunnen spelen. Je maakt mij het meest gelukkig wanneer ik jou kan helpen bij het optimaliseren van werkprocessen én het implementeren van nieuwe werkwijzen. 

Meer informatie

Ik ga graag in gesprek om jou en je organisatie te ondersteunen bij de overgang naar de cloud. Naast meedenken over de meest praktische inrichting, verzorgen wij ook trainingen om je van alle handvatten te voorzien om zo snel, prettig en efficiënt mogelijk te kunnen werken. Neem voor meer informatie contact met mij op via 071-7440053 of m.sjardijn@verdel.nl.


Geplaatst op 26-06-2018 door Joyce Spruit

Overige actualiteiten