Microsoft Lists: hoe werkt het en wat zijn de voordelen?

De Microsoft 365-familie is uitgebreid met een nieuwe, slimme app. Een app die je liefde voor Excel bekoeld en waardoor je direct wilt overstappen naar de jongere versie, Microsoft Lists. De app om lijsten en taken samen bij te houden met collega’s. Naast werk bijhouden kan je ook informatie doorgeven of visualiseren op een plek. En Microsoft zou Microsoft niet zijn als dit niet eenvoudig te koppelen is aan data in de cloud. Maar hoe gaat dit in de praktijk? 

Van tijdrovend naar makkelijk en snel

Woningbouwvereniging St. Willibrordus verzorgt de verhuur van betaalbare woningen met de daarbij passende kwaliteit en dienstverlening. Iedere keer wanneer een huurder opzegt, controleert de organisatie de staat van het pand. Zo vult de woningbouwvereniging regelmatig deze gegevens in op een formulier. Niet digitaal, maar op een geprinte, fysieke versie van een Excel-bestand. Een tijdrovende klus die niet meer van deze tijd is.

St. Willibrordus wenste hierin een verbeterslag te maken, maar wist niet goed hoe en vroeg ons advies. Na het enthousiast goedkeuren van ons plan mochten we aan de slag met het digitaliseren en automatiseren van het formulier.

PowerApp en koppeling Teams

We hebben een PowerApp ontwikkeld, waarin de medewerkers van St. Willibrordus zelf gemakkelijk digitaal de gegevens per woning invullen. Deze app werkt zowel op mobiel en tablet als op een desktop. Zo maken de medewerkers op kantoor én op locatie gebruik van dezelfde app. De app is ontwikkeld op basis van Microsoft Lists. Het voordeel van Lists ten opzichte van Excel, is de optie tot automatiseren. Wanneer je bijvoorbeeld met datums werkt, is er mogelijkheid tot het automatisch versturen van reminders. 

We spraken Prében l'Ami, medewerker vastgoed bij St. Willibrordus, over het project:

"Microsoft Lists geeft een duidelijk overzicht, waardoor we makkelijk inzien waar wat gebeurt. Dit is de grootste winst. Ook voor collega's die niet dagelijks met het programma werken, werkt het eenvoudig."

We hebben de PowerApp gekoppeld aan Microsoft Teams, waar de medewerkers al mee werkten. Door deze koppeling staan alle lijsten en overige informatie overzichtelijk gebundeld in één omgeving. Doordat het formulier gedigitaliseerd is, roepen medewerkers gemakkelijk gegevens op om deze waar nodig aan te vullen en aan te passen. 

Ook overzichtelijk lijsten beheren?

"We zijn erg blij met de geleverde oplossing. Op de langere termijn kijken we verder naar de digitalisering en automatisering van andere processen."

Wil jij met jouw bedrijf ook aan de slag met (geautomatiseerde) lijsten? Onze adviseurs staan je graag te woord. Stuur een e-mail of bel naar (071) 331 01 84 voor meer informatie. 


Geplaatst op 1-12-2020 door Renee Verbraak

Overige actualiteiten